Uma ordem de serviço (OS) de gráfica precisa dizer, sem ambiguidade, o que produzir, com qual material e acabamento, para quem, até quando e sob responsabilidade de quem. Se alguém da produção precisar perguntar alguma dessas coisas, a OS está incompleta.
Abaixo estão os campos que não podem faltar e as práticas que evitam os erros mais comuns.
Os campos essenciais
Identificação
- Número da OS e data de abertura.
- Cliente e contato para dúvidas.
- Orçamento de origem, para consultar o que foi combinado e o valor.
O que produzir
- Itens com medidas finais (largura × altura) e quantidade de cada um.
- Material de cada item: tipo, espessura, cor.
- Acabamento: laminação, corte especial, ilhós, bainha, dobra, montagem.
- Arquivo da arte — ou onde encontrá-lo — e a versão aprovada pelo cliente.
Prazo e responsabilidade
- Prazo de entrega combinado com o cliente.
- Prioridade, quando há vários trabalhos disputando a mesma máquina.
- Responsável pela OS.
Observações separadas
Separe o que é para a produção ("usar o vinil fosco", "conferir cor com a prova") do que é para o cliente ("retirar a partir das 14h"). Misturar as duas coisas é a receita para uma instrução interna aparecer no documento do cliente — ou para um recado ao cliente se perder no meio das instruções técnicas.
Por que a OS deve nascer do orçamento
O erro mais comum em gráficas é redigitar o orçamento aprovado na OS. Cada cópia é uma chance de trocar uma medida, esquecer um item ou mudar o material. Quando a OS é gerada a partir do orçamento aprovado, os itens, as medidas e os valores são exatamente os que o cliente aprovou.
No VaultNet, por exemplo, a OS é gerada no momento da aprovação do orçamento, com os mesmos itens — e a venda pode ser registrada no mesmo passo.
Controle a OS por etapas
Uma OS não é só um papel: ela tem um ciclo. Em uma gráfica típica, as etapas são algo como:
- Arte / pré-impressão
- Impressão
- Acabamento
- Pronto para retirada (ou instalação)
- Entregue
Colocar cada OS numa coluna de um quadro, na etapa em que está, responde de imediato "o que está atrasado?" e "o que precisa sair hoje?". É o princípio da gestão de produção por quadro.
Registre também quem moveu a OS e quando. Esse histórico resolve discussões ("a arte foi aprovada antes da impressão?") e mostra onde o trabalho costuma travar.
Prazos: o que fazer para não atrasar
- Defina o prazo na abertura da OS, nunca depois.
- Destaque o que vence hoje e o que está atrasado — de preferência de forma automática, e não por conferência manual.
- Use a prioridade com moderação: se tudo é urgente, nada é.
- Avise o cliente pelo mesmo canal em que ele vai acompanhar o pedido.
Material e estoque
Quando a OS avança para a etapa que consome material (impressão ou corte, por exemplo), é a hora de dar baixa no estoque. Fazer isso pela OS — e uma única vez — mantém o estoque confiável e mostra o consumo real de cada trabalho.
Checklist rápido
Antes de liberar uma OS para a produção, confira:
- Medidas finais e quantidade de cada item
- Material e acabamento de cada item
- Arte aprovada e localizável
- Prazo de entrega e prioridade
- Responsável definido
- Observações para a produção separadas das do cliente
Se todos os itens estão marcados, a produção consegue trabalhar sem interromper ninguém. Para ver como a OS se encaixa no fluxo completo da empresa, leia como organizar uma empresa de comunicação visual.