Funcionalidade
Sistema de ordem de serviço para comunicação visual e gráficas
A ordem de serviço (OS) do VaultNet é o registro de tudo o que foi vendido e precisa ser produzido: itens, medidas, prazo de entrega, prioridade e responsável. Ela nasce do orçamento aprovado, avança pelas etapas da produção e mantém o histórico de cada mudança.
Quem controla ordens de serviço em papel ou planilha conhece o problema: a informação existe, mas ninguém sabe onde. No VaultNet, a OS é única, está no quadro de produção e pode ser compartilhada com o cliente por link.
O que dá errado no controle de ordens de serviço
Numa gráfica ou empresa de comunicação visual, a OS é o documento que liga a venda à produção. Quando ela é escrita à mão, copiada de um orçamento ou passada por mensagem, surgem os erros clássicos: medida trocada, acabamento esquecido, prazo que ninguém viu.
Também falta visão do todo: quantas OS estão atrasadas, quais vencem hoje, quem é o responsável por cada uma. Sem isso, a produção vira uma sequência de urgências.
Sinais de que falta um sistema
- OS redigitada a partir do orçamento, com erros de cópia
- Prazos que só aparecem quando o cliente cobra
- Nenhum registro de quem fez o quê e quando
- Instruções para a produção misturadas com recados para o cliente
- Cliente ligando para saber o andamento
Como funciona a ordem de serviço no VaultNet
Ao aprovar um orçamento, você gera a OS com os mesmos itens — nada é redigitado. A OS recebe prazo de entrega, prioridade (baixa, média ou alta) e um responsável, e tem observações separadas: o que é para a produção e o que é para o cliente.
A OS entra no quadro de produção e avança pelas etapas definidas pela sua empresa. Cada avanço fica no histórico; quando a etapa consome material, o estoque é baixado uma única vez. Os indicadores mostram OS atrasadas, as que vencem hoje, as que estão em produção e as finalizadas no mês.
Recursos da ordem de serviço
OS a partir do orçamento
Itens e valores do orçamento aprovado viram a OS sem redigitação.
Saiba mais sobre OS a partir do orçamento →Prazo e prioridade
Prazo de entrega, prioridade e responsável em cada OS, com alertas de atraso.
Etapas da produção
Progresso da OS pelas etapas configuradas pela empresa, com histórico.
Saiba mais sobre Etapas da produção →Baixa de estoque
O material é baixado do estoque quando a OS avança, uma única vez.
Observações separadas
Instruções para a produção e recados para o cliente em campos diferentes.
Link para o cliente
Compartilhe a OS por link para o cliente acompanhar a situação do pedido.
Como funciona
Aprove o orçamento
Na aprovação, gere a OS e registre a venda no mesmo passo.
Defina prazo e responsável
Informe a data de entrega, a prioridade e quem cuida da OS.
Produza por etapas
Avance a OS no quadro; o histórico registra cada mudança.
Entregue
Finalize a OS; ela sai da fila e entra nos indicadores do mês.
Benefícios na prática
- Fim da redigitação entre orçamento e produção
- Prazos visíveis para toda a equipe, com atrasos destacados
- Histórico que responde "quem fez o quê e quando"
- Estoque de material atualizado conforme a produção anda
- Menos ligações de clientes perguntando pelo pedido
Casos de uso
Instalação externa
OS com prazo, responsável pela instalação e observações para a equipe de campo.
Pedido com várias peças
Todos os itens do orçamento na mesma OS, acompanhados em conjunto até a entrega.
Projeto de design
Etapas de briefing, criação, revisão e aprovação controladas como uma OS.
Perguntas frequentes
Como criar uma ordem de serviço a partir do orçamento?
Ao aprovar o orçamento no VaultNet, marque a opção de gerar a ordem de serviço. A OS é criada com os mesmos itens e valores.
Consigo saber quais ordens de serviço estão atrasadas?
Sim. Os indicadores da produção mostram as OS atrasadas, as que vencem hoje, as que estão em produção e as finalizadas no mês.
O estoque é atualizado pela OS?
Sim. Quando a OS avança para a etapa que consome material, o VaultNet baixa o material do estoque uma única vez e registra o movimento.
O cliente pode acompanhar a OS?
Sim. A OS pode ser compartilhada por link, e o cliente vê a situação do pedido sem precisar de login.
Dá para cancelar uma OS?
Sim, informando o motivo. A OS cancelada sai do quadro de produção e o histórico é mantido.
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